第一章 总则
第一条 为了加强会计档案的科学管理，有效保护和利用会计档案，保证会计档案更好地为学校教学、科研和各项管理工作服务，根据《会计档案管理办法》（财政部第79号令）、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）及《山东开放大学档案管理办法》（鲁开大校办字〔2021〕13号）的规定，结合学校财务工作和会计档案工作的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第三条 会计档案工作是学校财务工作的重要组成部分，是评估财务工作和档案工作的依据。学校应当加强会计档案管理工作,建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第二章 机构与职责
第四条 我校会计档案实行统一集中管理制度。学校财务处是学校会计资料的形成和立卷部门，负责会计资料的形成、立卷和归档。学校综合档案室是学校会计档案管理的组织协调部门，对归档会计档案实行集中管理，负责会计档案的接收、整理、鉴定、统计、保管和提供利用。财务处可对会计档案的保管和使用进行指导。
第三章 会计档案管理
第五条 会计档案的归档范围一般包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料等４类。
1.会计凭证。包括原始凭证、记账凭证；
2.会计账簿。包括总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账及其他辅助性账簿；
3.财务会计报告。包括月度、季度和年度财务会计报告；
4.其他会计资料。凡与会计工作紧密相关的，由学校财务处负责办理的有参考价值的数据资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、在职职工及离退休职工工资册、非税收入明细表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，以及其他具有保存价值的会计资料。
第六条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第七条 同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:
1.形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;
2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;
3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;
4.采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;
5.建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;
6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第八条 满足本办法第七条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。
第九条 会计档案必须反映学校财务管理、会计活动的全过程，并保证完整、准确、系统。会计年度终了后，应归档的会计档案由财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。装订时，会计凭证单独成册，各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
第十条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管三年，期满后于次年五月底前，移交学校综合档案室保管。
会计档案形成及在财务处临时保管期间，应存放于会计档案保管专柜，按编号顺序入柜，在柜面标明会计档案种类、编号，以便保管与调阅。出纳人员不得兼管会计档案。
第十一条 移交会计档案时，移交人填写会计档案移交清册，含立卷归档情况说明书、文件材料归档交接目录等，报财务部门负责人审核签字，与学校综合档案室接收人逐份清点无误后，双方履行签字手续。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，学校综合档案室应当会同财务处和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
学校综合档案室接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十二条 存放在学校综合档案室或财务处的会计档案均要妥善保管，确保安全，严防损坏和丢失，保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第十三条 会计档案的保管期限分永久、定期两类，定期保管期限分为10年、30年两类。各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
会计档案保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第四章 会计档案利用与销毁
第十四条 应当严格按照《山东开放大学档案管理办法》利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
第十五条 查阅、复制的会计档案存放在财务处的，财务处在职人员可直接利用，其他部门需经本部门负责人及财务部门负责人共同批准后方可利用；查阅、复制的会计档案存放在学校综合档案室的，需经本部门负责人、财务部门负责人、部门分管校领导及校长办公室负责人共同批准。
会计档案一般不得对外借出。确因工作需要必须借出的，需严格按照规定办理相关手续。
查阅、复制、借出会计档案的人员，应当妥善保管和利用会计档案，严禁在会计档案上涂画，严禁拆封和抽换，确保会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
第十六条 查阅涉及保密内容的会计档案，须经学校保密委员会主任批准后，在指定地点完成查阅。要详细登记查阅时间、用途等，严禁携带离开、复印、拍照、抄录等。
第十七条 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
会计档案鉴定工作由学校综合档案室牵头，校长办公室、财务处和审计处共同派员参加。
第十八条 会计档案保管期满，确无保存价值需要销毁时，由学校综合档案室提出销毁意见，会同财务处共同审查、鉴定，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等，报分管档案及财务的校领导批准。销毁会计档案时，应由校长办公室、财务处和审计处共同派员参加监销。监销人在监销会计档案以前，应当认真进行清点核对；监销后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。销毁清册由学校综合档案室永久保存。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由校长办公室、财务处、审计处和信息技术中心共同派员监销。
第十九条 保管期满但有未结清的债权债务或涉及其他未了事项的会计凭证、仍具有保存价值的重要档案不得销毁，纸质会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案应单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第五章 附则
第二十条 本办法由财务处负责解释，自印发之日起施行。